¿Buscas una forma de mejorar la precisión y el control de tus hojas de cálculo?
Las listas desplegables de Excel son la solución perfecta para ti. Con millones de usuarios en todo el mundo, Excel es el programa de hojas de cálculo más popular, y las listas desplegables son una de sus funciones más útiles.
Domina tus datos con Excel y sus listas desplegables: ¡Tu aliado para una experiencia más eficiente y organizada en cada elemento! En este artículo, te contamos paso a paso sobre cómo crear, insertar y administrar listas desplegables en Microsoft Excel.
Excel: Mucho más que una hoja de cálculo
¿Qué es Excel?
Excel es un programa creado por Microsoft en 1982 que te permite organizar, analizar y calcular datos de forma eficiente. Es como una enorme hoja de cálculo donde puedes:
- Escribir texto y números.
- Realizar cálculos complejos con fórmulas.
- Crear gráficos y tablas para visualizar tus datos.
- Utilizar herramientas avanzadas para automatizar tareas.
¿Dónde puedo usar Excel?
Excel está disponible para Windows, Mac OS y gratis en línea después de iniciar su sesión de gmail en Google Apps.
¿Por qué usar Excel?
Excel te ayuda a:
- Ahorrar tiempo y esfuerzo: Automatiza tareas repetitivas y realiza cálculos complejos con rapidez.
- Mejorar la precisión: Reduce errores al usar fórmulas y funciones.
- Tomar mejores decisiones: Visualiza tus datos de forma clara y toma decisiones informadas.
- Ser más productivo: Organiza tu información y trabaja de forma más eficiente.
¿Para quién es útil Excel?
Excel es una herramienta útil para:
- Profesionales: Contadores, financieros, analistas de datos, etc.
- Estudiantes: Para realizar tareas académicas, proyectos y análisis.
- Usuarios domésticos: Para llevar la contabilidad del hogar, organizar listas de tareas y mucho más.
¿En qué áreas se utiliza Excel?
Excel se utiliza en una amplia variedad de áreas, incluyendo:
- Finanzas: Contabilidad, análisis de inversiones, elaboración de presupuestos.
- Marketing: Análisis de datos de mercado, seguimiento de campañas, elaboración de informes.
- Recursos Humanos: Nóminas, seguimiento de empleados, gestión de proyectos.
- Ventas: Seguimiento de clientes potenciales, análisis de ventas, elaboración de informes.
- Educación: Cálculos científicos, análisis de datos, elaboración de gráficos.
El nombre original de este programa era "Multiplan"?
Eso sí, llegar a dominar todas las funciones de Excel puede resultar una tarea compleja, aunque si bien es cierto que no hace falta conocer todas y cada una de las funciones de Excel, ya que según lo que necesites, irás aprendiendo a manejarla.
Toma nota de todo lo que te contamos y empieza a aplicar tus conocimientos hoy mismo.
¿Qué son las listas desplegables y qué utilidad tienen?
Entre las funciones que ofrece Excel encontramos las listas desplegables:
- Las listas desplegables son menús que se abren en una celda donde muestran una lista de valores predefinidos que se pueden editar.
- Al seleccionar un valor de la lista, la celda se completa automáticamente.
- Los usuarios no tienen que escribir los valores manualmente, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
Encontramos las listas desplegables en las que hacemos clic en una flechita para que se despliegue la lista o bien donde se escribe el elemento directamente en la casilla, aunque solo se podrá llenar dicha celda con los valores introducidos en la lista.
Aplica todo lo que sepas sobre Excel en tus propios calendarios.
¿Cómo crear una lista desplegable en Excel?
A la hora de crear una lista desplegable en Excel, lo que tendrás que hacer después de iniciar sesión y abrir su hoja de cálculo en Éxcel es:
1. Crea un listado de opciones
Para ello, seleccione una fila o columna donde desea hacer la lista misma. Escriba las opciones sin celdas en blanco (en una única hoja). Vea el siguiente ejemplo:
Una vez escriba todas las entradas que desea que aparezcan como opciones de la misma lista, vaya y haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde quieres crear la lista desplegable, que en este caso será la de «Comunidad Autónoma».
2. Validación de datos
Una vez seleccionada, haga click en la pestaña «Datos» de la cinta de opciones y después a «Validación de datos». Vea el siguiente ejemplo:
3. Configuración
En la pestaña «Configuración», en «Permitir», busca la opción «Lista».
Posteriormente, haga clic en el botón de «Origen» y selecciona el rango de la lista que desea. En nuestro caso, irá desde la celda A2 hasta la A20. Para ello, vaya a el botón que hay al lado de la celda para introducir los datos de «Origen» y selecciona las celdas:
Una vez hecho esto, si es irrelevante si los usuarios dejan sin cumplimentar la celda, activa la casilla «Omitir blancos». Además, marca la casilla «Celda con lista desplegable» para que pueda aparecer la misma celda con el icono de lista desplegable (flecha).
4. Mensaje de entrada
Tras esto, puedes seguir personalizando tu lista. Si quieres que aparezca un mensaje de entrada, vaya y haga clic en la pestaña «Mensaje de entrada», marca la opción «Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda» y escribe un título y el mensaje que desea. Si por el contrario no quieres que aparezca ningún mensaje, desmarca dicha casilla. Vea el siguiente ejemplo:
5. Mensaje de error
Si quieres que se muestre un mensaje de error cuando se introduzca una opción que no esté presente en la lista, vaya a marcar la casilla de «Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos», elige una opción en la pestaña «Estilo», y escriba un título y un mensaje.
De nuevo, si no quieres que se muestre el mensaje de alerta, puedes desactivar la casilla.
Entre los estilos podrás marcar Información, Advertencia o Alto.
Como resultado, obtendrás una celda con tu lista desplegable que se mostrará de la siguiente forma:
¿Quieres aprender a hacer formularios con Excel?
¿Cómo ocultar los datos de una lista desplegable?
Como ves, cuando creas una lista a partir de datos que se encuentran en celdas, estos pueden quedarse visibles, salvo que los ocultes al editar.
Para ello, tienes la opción de crear la lista de datos en otra hoja del mismo documento, de tal modo que cuando introduzcas los datos en «Origen» (Datos > Validación de Datos > Configuración), redirijas a la otra hoja. Vea el siguiente ejemplo:
De este modo, podrás crear tu formulario en una hoja independiente e introducir todos los elementos de cada celda en otras hojas del mismo documento.
¿Cómo editar una lista desplegable?
Si has creado una lista desplegable, pero tienes que agregar o quitar elementos de dicha lista, no te preocupes, porque no es para nada complicado.
Para ello, dirígete al final de la lista y añade los nuevos elementos. En caso de que quieras eliminarlos, bórralos directamente. Si estos se encuentran en mitad de la lista, te recomendamos que hagas clic con el botón derecho en la celda que quieras eliminar, hagas clic en «Eliminar» y, a continuación, en «Aceptar» para que las celdas se desplacen hacia arriba.
Una vez hecho esto, dirígete a la pestaña «Datos» y en ella a «Validación de datos» y después, en «Origen», actualiza el rango de las celdas. De este modo, no tendrás ningún problema con las actualizaciones de las listas desplegables.
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¿Cómo eliminar una lista desplegable?
Si lo que quieres es eliminar una lista desplegable por completo, realiza los siguientes pasos:
- Seleccione la celda que contiene la lista desplegable.
- Dirígete a la pestaña «Datos» y dentro de ella a la opción «Validación de datos».
- Dentro de la casilla de «Configuración», encontrarás la opción «Borrar todos».
- Una vez hayas hecho clic, verás que todos los valores vuelven a resetearse.
- Para finalizar, haz clic en «Aceptar». Vea el siguiente ejemplo:
Otras cuestiones de interés: las listas desplegables dinámicas
En numerosas ocasiones, ocurre que creamos una lista pero conforme tenemos que ir añadiendo elementos, tenemos que ir actualizando el rango para que nuestra tabla siempre esté actualizada.
Como ves, se han añadido tres elementos a la lista que no aparecen en la lista desplegable. Podríamos actualizar el rango manualmente, pero también cabe la opción de crear una lista desplegable dinámica.
Para ello, solo tendrás que realizar los siguientes pasos:
Primero. Crea una tabla de Excel.
Para ello, seleccione los elementos de la tabla (incluido el encabezado) y dirígete a «Insertar» > «Tabla» e indica el rango de la tabla. En este caso, sería A1:A9. Vea el siguiente ejemplo:
Como resultado, obtendrás una tabla como la que se muestra a continuación:
Segundo.
Ahora seleccione todos los elementos de la tabla, salvo el encabezado, y denominarlos de una forma que sirva de referencia para la lista dinámica. En este caso, se seleccionarán todas las celdas (A2:A9) y se denominará a la tabla «Tiposdefruta».
Para comprobar que se han realizado bien los pasos, podemos recurrir al «Administrador de nombres» en la pestaña «Fórmulas». Como vemos, «Tiposdefruta» hace referencia a la «Tabla1[Fruta]».Vea el siguiente ejemplo:
Tercero. Habiendo seleccionado dicha referencia (=Tabla1[Fruta]), nos dirigiremos a crear nuestra lista («Datos» > «Validación de datos» > «Configuración» > «Lista» > «Origen»). En «Origen», copiaremos la referencia de nuestra tabla: =Tabla1[Fruta] y le daremos a «Aceptar».
Cuarto. Si añadimos nuevos elementos a nuestra lista/tabla, se actualizará automáticamente a diferencia de una lista desplegable al uso. Vea el siguiente ejemplo:
Si quieres profundizar en el uso de esta herramienta también puedes crear listados desplegables dependientes, mira el video:
Como has podido ver en este artículo, son múltiples las funciones y aplicaciones que pueden tener las listas desplegables de Excel en tu trabajo o en tu hogar. Solo tendrás que practicar con ellas para poder llegar a dominarlas a la perfección.
Asimismo, recurrir a la web de soporte técnico de Microsoft puede ser una gran idea puesto que ahí encontrarás información al respecto sobre listas desplegables y otros temas que pueden ser de tu interés.
Eso sí, no olvides que siempre puedes contactar con uno de los profesores de nuestra plataforma Superprof para seguir ahondando en las listas desplegables.
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