Registrarse en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, es un paso muy importante, y es que al formular la pregunta ¿Cómo declarar impuestos? La mayoría de respuestas nos llevan a contratar un contador o a la página de la entidad, pues incluso muchos contribuyentes están obligados a realizar declaración tributaria en línea.
Sin embargo, tener una cuenta en la DIAN no solo les sirve a las personas naturales que están obligadas a declarar renta y tengan saldos a favor, a las empresas, personas jurídicas o a cada representante legal.
Además, nos sirve para saber que es el impuesto de renta y cómo funciona.
Porque tener una cuenta
El registro en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales hace que podamos encontrar información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todas las personas que están obligadas a inscribirse al Registro Único Tributario, además no sirve para declarar renta paso a paso, por la página.
En los cursos de contabilidad online vemos que el RUT permite desarrollar una gestión efectiva, en temas de recaudo, control y servicio, que a su vez facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias, cambiarlas, y también simplifica diferentes trámites y reduce de costos.
También permite hacer trámites virtuales de las solicitudes de inscripción, actualización y facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Toda persona que tenga firma electrónica, podrá realizar en línea la totalidad de procesos de actualización del Registro Único Tributario o actualización con verificación, excepto la actualización de los datos de identificación.
¿Cómo hago para registrarme en la DIAN?
Para habilitar la cuenta de usuario, debemos:
- Ingresar a WWW.DIAN.GOV.CO portal transaccional.
- En portales selecciona la opción Usuario Nuevo.
- Ingresa el tipo de documento, fecha en que fue expedida su cédula o documento de identidad sin espacios ni caracteres.
- Establece una contraseña.
- Da clic en el botón verde Habilitar mi cuenta.
- Cuando ya tengas habilitada la cuenta, puedes volver a la página principal y en portales ingresar desde usuarios registrados.
Ingresar con usuario registrado
En portales ingresa a usuario registrado, se te abrirá un cuadro en el cual te piden algunos datos, si eres persona jurídica o ingresas a nombre de terceros, en el cuadro de "ingresa a nombre de" deberás colocar NIT, en caso de que seas una persona natural coloca "a nombre propio".
Ingresar con NIT
Cuando ingresas con número de NIT en la casilla de “número de documento de la organización” deberás colocar el NIT de la empresa sin dígito de verificación, luego elige el número de documento de identificación que tienes, en la siguiente casilla debes de escribir tu número de identificación sin espacios; por último debes ingresar la contraseña que ya creaste en el portal, cuando ya hayas llenado toda esta información da clic en ingresar.
Persona natural
Cuando ingresas con nombre propio, deberás llenar toda la información solicitada, la diferencia aquí es que no te pedirá número de NIT.
Recuperar la contraseña
Si ya tienes un usuario, pero no recuerdas la contraseña, el sistema te da la opción de recuperarla, para esto deberás dar clic en la pregunta en azul ¿Has olvidado tu contraseña? Se te abrirá un cuadro en el que te piden información del cliente registrado (tipo y número de documento) luego a clic en recuperar contraseña.
El sistema te enviará un mensaje al correo electrónico registrado en tu RUT, en este mensaje encontrarás un link y al ingresar en él, se abrirá un cuadro en el que está la opción recuperar contraseña. Haz clic allí para que se genere un segundo mensaje.
Cuando tengas la contraseña provisional, cópiala y pégala en el cuadro “contraseña” del portal transaccional de usuario registrado, vuelve a llenar todos los campos y da clic en ingresar, el sistema te enviará a un cuadro en el que te pide establecer tu nueva contraseña, cuando ya la tengas, haz clic sobre cambiar contraseña.
Por último, vuelve al portal transaccional y realiza tu ingreso nuevamente.
Ten en cuenta que el correo electrónico es él que se registró en el RUT, y es muy importante para hacer el cambio de contraseña o para recuperarla en caso de que la olvides.
¿Quién está obligado a tener RUT?
Las personas obligadas a tener el RUT son:
- Los inversionistas extranjeros, obligados a tener deberes formales.
- Toda persona natural, que estén actuando en calidad de representante legal o poderdante, delegados, mandatarios.
- Las sucursales residentes en Colombia, de personas jurídicas o entidades extranjeras.
- Las personas o entidades que requieran tener certificado del NIT, cuando no estén obligadas a expedir facturas o cuando desarrollen una actividad económica no gravada.
- Toda persona responsable de impuesto al consumo.
- Los exportadores o importadores y demás usuarios aduaneros.
- Los agentes retenedores.
- Los obligados a declarar la salida o el ingreso al país, de divisas o moneda de Colombia, legal en efectivo.
Además, la entidad puede requerir la inscripción de otras personas diferentes a las ya nombradas, para efectos de control de las obligaciones sustanciales y formales que administra.
¿Cómo sacar el certificado del RUT por primera vez?
El RUT se puede solicitar ya sea de forma o presencial o a través de la web, para solicitarlo a través de la web se debe;
Ingresar al portal de la entidad.
- Buscar “temas de interés”.
- En la parte de RUT, busca RUT - define tipo de inscripción.
- Acepta y define si eres una persona natural o jurídica.
- Diligencia tus datos de identidad.
- Define cuál es tu necesidad de inscripción, aquí diligencias y confirmas tu correo electrónico.
- Una vez hecho este proceso te llegará un mensaje a tu correo con un código que deberás confirmar para continuar.
- Comienza con la carga de tu documento de identidad y una selfie.
- Registra los demás datos del RUT.
- Una vez finalizada la carga de información, la entidad te enviará un correo y te generará un PDF con tu certificado.
¿Te guias mejor con un video? Aquí te lo dejamos:
https://www.youtube.com/watch?v=kxe97irI7Wk
También puedes solicitarlo así:
- Ingresar a WWW.DIAN.GOV.CO y seleccionar la opción “Asignación de citas”.
- Solicita una cita virtual, escogiendo la inscripción de actualización RUT persona natural o jurídica.
- Debe tener presente el Punto de contacto que selecciones y el número de proceso de inscripción que te arroja la página.
- Revisa tu correo, pues a él llegará un mensaje confirmando la asignación de la cita.
- Ingresa al link que te llegará a él en correo de recordatoria de cita y descarga el formulario 001.
- Según el punto de atención que escojas (Bogotá, Barranquilla…) tendrás un correo asignado, este lo podrás encontrar en la página de la entidad.
- Envía los documentos (incluyendo el formulario 001) que el asesor te solicite al correo electrónico que se tenga asignado, antes de las 9:AM o 12:PM, depende de tu caso.
- El asesor te enviará a tu correo la certificación final, para que lo imprimas, viernes y escanees. Este último será tu certificado de inscripción.
En caso de que no logres hacer la inscripción del RUT (para pagar declaración de renta tributaria) por internet, podrás hacerlo en la atención presencial.
Recordemos que las personas naturales no están obligadas a solicitarlo de forma presencial, a menos de que se tenga algún inconveniente.
En clases de contabilidad veremos que las personas jurídicas están obligadas a sacar el Registro Único Tributario de forma presencial, para esto; la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, habilitó una página en la que debes pedir tu cita a la cual deberás asistir con una copia de tu identificación al 150% y por supuesto cada certificación o documento requerido para el trámite.
Cuando estás en la oficina, el funcionario te hará algunas preguntas clave para la identificación tributaria y una vez valide los datos, procederá a entregarte la certificación.
En los cursos de contabilidad en cali veremos que toda persona natural, que realiza actividades excluidas del IVA y no son consideradas mercantiles, son responsables de realizar este trámite.
Para poder obtener la certificación, deberás tener la documentación requerida:
Cédula de ciudadanía del solicitante, (fotocopia y original) para este trámite, en caso de que no tenga la cédula por pérdida, deberá presentar fotocopia y original del documento que expide la Registraduría.
Si quien realiza el trámite es menor de edad, deberá tener fotocopia y original de la tarjeta de identidad.
Cuando es a través de un apoderado;
Cuando es a través de un apoderado, de poder especial; este deberá contener el sello de presentación personal y reconocimiento de contenido ante un notario.
Cuando es a través de un apoderado, con poder general; se debe presentar el poder general con certificación original de vigencia ante un notario, cuando éste sea mayor a 6 meses.
En los dos casos, se debe presentar fotocopia de la cédula del poderdante y del apoderado.
¿Cómo registrarse en el día para actualizar el RUT?
El proceso es el mismo que ya hicimos para inscribirse a la DIAN.
Se puede hacer por medio de los servicios virtuales, con o sin firma electrónica o instrumentos de firma electrónica, en los siguientes casos:
Cambio de ubicación; país, departamento, municipio, direcciones, correo, código postal o teléfono.
Adición o reemplazo de actividades económicas.
Adición de responsabilidades (Renta, IVA, consumo, entre otros)
Modificación de información (matrícula, representación, poderdante o apoderado, entre otros).
Cuando se cambia de direcciones en dos veces en un periodo de 6 meses o se eliminan responsabilidades, se debe asistir a la atención presencial
En caso de inversionistas extranjeros se debe hacer por medio del buzón de PQRS.
¿Cómo descargar el RUT de la DIAN?
Ingresa a WWW.DIAN.GOV.CO con usuario registrado.
Una vez dentro de los trámites, ingresa a la selección "favoritos" y allí encontrarás el link de descarga.
¿Cómo cambiar el correo registrado en la DIAN?
Se debe hacer de manera presencial o ingresando a la DIAN con el usuario y contraseña.
- Ve a "actualización de RUT".
- En caso de no tener borradores iniciados, el sistema genera uno nuevo.
- Debes seleccionar la hoja que se desea actualizar (se debe seleccionar la primera hoja).
- Da clic en cargar documentos.
- El correo se actualiza en la casilla 42 del formulario.
- Después de actualizar, da clic en enviar y formalizar.
Para realizar la actualización presencial, se debe solicitar cita, para esto, debes:
Ingresar a la asignación de citas, cerrar el pop emergente, dar clic en iniciar solicitud, completar los datos, seleccionar la ciudad y el punto de contacto, elegir el trámite, seleccionar en el calendario el día y la hora en que quiere agendarte, escoger las opciones disponibles y finalmente da clic en aceptar.
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