«Un gráfico es mejor que un largo discurso» - Napoleón Bonaparte

Este viejo proverbio demuestra la importancia de lo visual en nuestras vidas. En la era de las redes sociales como Instagram o Snapchat, la imagen ha sustituido al texto. Gracias a una sencilla representación gráfica, es posible hacer entender un concepto a los lectores muy rápidamente. Es por eso que usar Excel para crear una tabla o un gráfico puede ser muy útil.

Sin embargo, aunque los jóvenes saben cómo usar las redes sociales y los móviles, algunos no tienen un ordenador para aprender a hacer búsquedas o usar el paquete de Microsoft Office. Serían el 19 % en este caso según un estudio de investigación del CSA.

Aquí tienes la información esencial para utilizar Microsoft Excel y crear gráficos con éxito.

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¿Qué gráficos se pueden crear en Excel?

El programa Excel del paquete de ofimática de Microsoft Office ofrece muchas opciones para los usuarios. Con este software puedes clasificar todo tipo de datos y realizar cálculos simplificados gracias a las macros, los procesos de cálculo automatizados.

Este software es particularmente conocido y se utiliza para crear tablas dinámicas, tablas simples o gráficos. Siendo una auténtica herramienta matemática, las características de la hoja de Excel también se enseñan a los estudiantes de secundaria. Una excelente formación que olvidamos rápidamente una vez termina el instituto.

Utilidad de los gráficos de Excel
Los gráficos se utilizan a diario.

Pero antes de crear un gráfico, debes saber que en el software hay disponibles varios tipos de gráficos y que cada uno de ellos puede traducir gráficamente un cierto tipo de datos:

  • El histograma: este tipo de gráfico se caracteriza por barras verticales que evalúan uno o más datos para compararlos.Este gráfico se puede utilizar para ver las diferencias entre dos objetos analizados.
  • El gráfico de líneas: este gráfico utiliza líneas rectas o curvas para mostrar la evolución de una o más características a lo largo del tiempo.
  • El gráfico de sectores: este gráfico es redondo, ampliamente utilizado en libros de texto o informes profesionales.Permiten leer la distribución de datos muy rápidamente gracias al sistema de fracción adaptado a un círculo.
  • El gráfico jerárquico: gráfico muy útil cuando es necesario mantener una cierta jerarquía en los datos.
  • El gráfico de estadística: utilizado para datos estadísticos.
  • El gráfico de dispersión de burbujas: muestra las relaciones entre varios conjuntos de valores.
  • El gráfico de cascada: para representar valores positivos y negativos.
  • El gráfico combinado: se utiliza cuando el rango de valores o los datos no se ordenan.

Así, cada gráfico debe elegirse con reflexión para que sea efectivo y el más adecuado para la situación.

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Organizar tus datos en el gráfico

Al igual que con la creación de una tabla en Excel, antes de crear un gráfico, es necesario ordenar tus números u otros datos en las celdas correctas para que el software entienda lo que quieres hacer.

Para empezar, primero debes elegir el tipo de datos que quieres usar para el gráfico y asignarle un nombre que aparecerá en la primera línea de la tabla.

Por ejemplo, si tu tabla pretende analizar el número de personas inscritas en una asociación a lo largo del tiempo, deberás escribir en la casilla B1 «miembros voluntarios» y en la casilla C1 «miembros asalariados», por ejemplo.

La columna A se usa para dar el factor tiempo. Puedes escribir en la casilla A2 «1950», en la casilla A3 «1960», etc. Se trata de las etiquetas de tu gráfico. Una vez enumeres las características en la tabla, solo queda añadir todos los datos correspondientes a los criterios (año, número de empleados, número de voluntarios).

No es obligatorio comparar dos columnas juntas. Simplemente puedes elegir un tipo de datos para una columna y etiquetas para las filas. Así tendrás un gráfico más sencillo.

Para crear un gráfico circular, es incluso más sencillo porque simplemente hay que añadir todos los datos que forman el total y luego añadir el número correspondiente a cada dato. Por ejemplo:

  • Empleados: 23,
  • Voluntarios: 110.

El programa Excel se encargará él mismo de hacer los cálculos de porcentaje para crear el gráfico.

Organizar tus datos para hacer un gráfico en Excel
¿Quién dijo que los gráficos eran complejos?

¿Te interesa saber también cómo usar las funciones SI, Y, O y NO en Excel?

Crear el gráfico en la hoja de cálculo de Excel

Una vez añadidos todos los datos en la hoja de cálculo de Excel, solo tienes que seguir unos pasos para crear un gráfico. No te llevará mucho tiempo, ya que lo más lento es sobre todo añadir todos los datos necesarios.

El primer paso consiste en seleccionar todas las celdas que contengan datos en la hoja de cálculo de Excel. Para ello, hay dos opciones:

  • Puedes hacer clic en la celda superior izquierda, pulsar «shift» y mantenerla pulsada mientras haces clic en la última celda en la parte inferior derecha.Así podrás seleccionar toda la tabla.
  • También puedes utilizar el método básico, es decir, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón para seleccionar todas las celdas que quieras.

Una vez realizada esta operación, haz clic en la pestaña «Insertar» de Excel, justo encima de la barra de herramientas. Aparecerán nuevos elementos en la barra de herramientas.

En la sección «Gráficos», puedes elegir qué tipo de gráfico quieres crear. También verás la opción de «Gráficos recomendados» para los que no saben cuál elegir.

  • Histograma: barrasverticales,
  • Líneas: varias líneas que se entrelazan,
  • Sectores: gráfico circular o de anillos,
  • Gráfico jerárquico.: un cuadrado separado en tres partes,
  • Gráfico de estadística: barras delgadas azules,
  • Gráfico de dispersión o de burbujas: pequeños puntos de diferentes colores,
  • Gráfico de cascada: barras no regulares de diferentes tamaños,
  • Gráfico combinado: barras con puntos alineados.
Pasos para crear un gráfico en Excel
Puedes elegir el estilo de gráfico que quieras.

Las flechas pequeñas situadas al lado de cada gráfico te permiten visualizar los tipos de gráficos antes de elegir el formato que más te convenga (dispersión, radial, burbujas, etc.). Al pasar el ratón por encima, puedes ver una visión general adaptada a tus datos.

Solo tienes que hacer clic en él para que aparezca el gráfico en tu hoja de cálculo. Y ya solo te falta poner un título a tu gráfico haciendo doble clic en el texto del título. Después, una vez que escribas el título, haz clic en cualquier parte de la hoja de Excel.

Descubre también los atajos más útiles en Excel.

Cambiar el formato de un gráfico de Excel

¡Tu gráfico está listo! Pero ¿cómo puedes modificar tu gráfico una vez realizado?

Solo tienes que hacer clic en el gráfico e ir a la pestaña «Diseño» que aparece tras seleccionar el gráfico. En la nueva barra de herramientas, un botón se llama «Agregar elemento de gráfico». Este botón sirve para poder controlar en tu gráfico:

  • Los ejes,
  • El título de los ejes,
  • El título del gráfico,
  • Las etiquetas de datos,
  • La cuadrícula,
  • La leyenda.

Lo más recomendado es crear una leyenda para que los lectores puedan comprender el gráfico, sobre todo si está destinado a un público amplio. No porque el gráfico te parezca sencillo a ti le va a parecer sencillo a todo el mundo.

Configuración del gráfico en Excel
De ti depende darle el formato a tu gráfico que más te convenga.

Exportar el gráfico de la hoja de Excel

Para poder utilizar tu gráfico fuera de la hoja de cálculo, es necesario exportarlo o guardarlo.

Exportar el gráfico a Microsoft Word

Es muy sencillo exportar el gráfico a una página de procesamiento de texto como Word. Solo tienes que seleccionar el gráfico, hacer clic derecho para copiarlo y después pegarlo en Microsoft Word. Así podrás añadir el gráfico junto a un texto para ilustrarlo.

Guardar el gráfico en PDF

Para guardar el gráfico en PDF, ve a «Archivo», «Guardar como» y elige el formato PDF en el menú desplegable del sistema de guardado.

Guardar el gráfico en JPG

Para guardar el gráfico como una imagen, puedes copiar y pegar tu gráfico en un programa como Paint y guardarlo como JPG.

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¿De qué sirve hacer un gráfico en Excel?

Los gráficos de Excel son muy útiles para ilustrar y hacer que la información y los datos sean más fáciles de comprender. Los gráficos se pueden usar para informar, probar números, mostrar una evolución y usar todo esto en la vida profesional o personal.

De hecho, los gráficos se pueden utilizar mucho en la vida cotidiana para ilustrar tus gastos u otras cifras clave del día a día. También se pueden comparar los gastos de dos personas en una pareja o entre amigos durante unas vacaciones en grupo.

Como puedes ver, todos los datos se pueden transformar en un gráfico. ¡Te toca probar a ti!

 

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Juan